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Entgeltunterlagen, die gut geführt sind, schützen vor Beitragsnachzahlungen

27.04.2021

Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer Entgeltunterlagen zu führen. Die Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung. Die Vorgaben hängen von der versicherungsrechtlichen Behandlung der Beschäftigung ab. Dementsprechend ergeben sich hinsichtlich der Aufzeichnungs- und Nachweispflichten unterschiedlich umfangreiche Anforderungen. Die Dokumentationspflichten für Minijobber sind sogar aufwendiger, als die für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte. Außerdem ergeben sich zusätzlich zur Sozialversicherung Aufzeichnungspflichten nach den Mindestlohnbestimmungen, deren Einhaltung von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) überwacht werden.

In den Entgeltunterlagen müssen Angaben enthalten sein, die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebend sind. Hierzu gehören insbesondere Angaben des Beschäftigten zu seinem Status. Für den Arbeitgeber sind die Informationen wichtig, ob es sich zum Beispiel um einen Schüler, einen Altersvollrentner vor oder nach Erreichen der Regelaltersgrenze, eine Hausfrau beziehungsweise Hausmann, einen beschäftigungslosen Arbeitsuchenden, einen Studenten etc. handelt. Der Nachweis ist, sofern möglich, durch entsprechende Dokumente zu erbringen (zum Beispiel Schulbescheinigung, Rentenbescheid oder Immatrikulationsbescheinigung).

Die Standard-Parameter sind für jede Beschäftigung zu dokumentieren, und zwar unabhängig davon, ob der Beschäftigte in den jeweiligen Versicherungszweigen versicherungspflichtig, versicherungsfrei oder von der Versicherungspflicht befreit ist.

Die Digitalisierung in der Sozialversicherung schreitet immer weiter voran, sodass die papierhafte Verwaltung nach und nach beseitigt wird. Dies gilt auch für Entgeltunterlagen. Arbeitgeber sind ab Januar 2022 grundsätzlich verpflichtet, die Entgeltunterlagen, insbesondere für Zwecke der Betriebsprüfung, elektronisch vorzuhalten. Allerdings ist vorgesehen, dass sich Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen können.