Betriebsnummer beantragen: Anleitung für neue Arbeitgeber

Wer zum ersten Mal Mitarbeiter einstellt, braucht zunächst eine Betriebsnummer. Sie ist eine achtstellige Kennziffer und für alle Arbeitgeber in Deutschland Pflicht. Erst mit ihr ist eine Anmeldung bei der Sozialversicherung möglich. Ohne sie können weder die Gehälter richtig abgerechnet noch die verschiedenen Beträge richtig abgeführt werden. 

Was ist eine Betriebsnummer und wofür wird sie benötigt?

Die Betriebsnummer ist eine achtstellige Zahl, die jeden Arbeitgeber in Deutschland eindeutig identifiziert. Sie ist die Grundlage für alle Meldungen zur Sozialversicherung und kann über den Online-Service der Bundesagentur beantragt werden.

Arbeitgeber benötigen sie, um die eigenen Mitarbeiter bei Krankenkassen, Rentenversicherung und anderen Sozialversicherungsträgern anzumelden. Auch die monatlichen Beitragsnachweise und Gehaltszahlungen werden über diese Nummer zugeordnet. Ohne Betriebsnummer ist eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung nicht möglich.

Zusätzlich nutzt die Bundesagentur für Arbeit die Daten für die amtliche Beschäftigungsstatistik. Über die Nummer werden Arbeitnehmer einer Region und einem Wirtschaftszweig zugeordnet. Diese Statistik fließt unter anderem in die Berechnung des Gemeindeanteils an der Umsatzsteuer ein.

So ist die Betriebsnummer aufgebaut

Jede Betriebsnummer besteht aus acht Ziffern, die sich in drei Abschnitte gliedern. Am Beispiel der Nummer 61541225 lassen sich die Teile gut nachvollziehen.

Teil 1 615

Teil 2 4122

Teil 3 5

Teil 1 · 615

Zuständige Arbeitsagentur

Verweist auf die Agentur für Arbeit, die die Nummer vergeben hat, und damit auf die regionale Zuordnung des Betriebs.

Teil 2 · 4122

Identifikation des Betriebs

Eine fortlaufende Nummer, die den einzelnen Betrieb eindeutig kennzeichnet und ihn von anderen unterscheidet.

Teil 3 · 5

Prüfziffer

Eine mathematisch berechnete Ziffer, die absichert, dass die gesamte Nummer korrekt erfasst wurde.

Zusammen ergeben die Teile eine achtstellige Betriebsnummer (BNR).

Wer muss eine Betriebsnummer beantragen?

Sobald ein Unternehmen mindestens eine Person beschäftigt, ist die Beantragung Pflicht. Dabei ist es nebensächlich, ob es sich um einen Auszubildenden, einen Minijobber, eine Teilzeit- oder Vollzeitkraft handelt. Auch Praktikanten fallen darunter, sofern sie sozialversicherungspflichtig beschäftigt werden.

Der Antrag muss vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters gestellt werden. Nur so kann dieser rechtzeitig bei der Krankenkasse angemeldet werden. In einigen Branchen wie dem Baugewerbe oder der Gastronomie gelten noch strengere Fristen.

Privathaushalte benötigen ebenfalls eine solche Nummer, wenn sie eine Pflegekraft oder Haushaltshilfe anstellen möchten. Bei reinen Minijobs in privaten Haushalten wird sie allerdings von der Minijob-Zentrale statt von der Bundesagentur für Arbeit vergeben.

Eine Betriebsnummer muss nicht beantragt werden, von:

1. Selbstständigen, die keine Angestellten haben.
2. Unternehmen, die ausschließlich mit Subunternehmen oder Freelancern arbeiten.

Wo bekomme ich eine Betriebsnummer?

Die Nummer kann ausschließlich online beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Für einige Arbeitgeber gibt es allerdings Ausnahmen. Privathaushalte, die nur einen Minijobber beschäftigen möchten, wenden sich an die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Im Rahmen des Haushaltsscheck-Verfahrens wird die Nummer von dieser automatisch vergeben.

Betriebsnummer online beantragen – Schritt für Schritt

Seit Januar 2024 wird für eine Beantragung zusätzlich eine Unternehmensnummer der zuständigen Berufsgenossenschaft benötigt. Ohne diese Angabe kann der Online-Antrag nicht abgeschlossen werden. Bevor also die Betriebsnummer beantragt werden kann, muss zunächst die Unternehmensnummer bei der Berufsgenossenschaft beantragt werden. Dies dauert meist ein paar Tage.

Sobald sie vorliegt, kann mit dem eigentlichen Antrag bei der Bundesagentur für Arbeit begonnen werden. Er gliedert sich in insgesamt 6 Schritte:

1. Antrag online aufrufen und Hinweise zum Datenschutz bestätigen.
2. Auswählen, in welcher Funktion der Antrag gestellt wird (Arbeitgeber, beauftragter Mitarbeiter oder externer Dienstleister, z. B. Steuerberater).
3. Sachverhalt angeben. Dazu zählt unter anderem die Gründung eines Betriebes oder aber die Neueinstellung von Mitarbeitern.
4. Betriebsdaten eingeben. Hierzu zählen die Rechtsform, die Anschrift des Beschäftigungsortes sowie die Kontaktdaten des Ansprechpartners und der Wirtschaftszweig des Unternehmens. 
5. Unternehmensnummer eintragen.
6. Antrag absenden.

In vielen Fällen wird die Betriebsnummer nach dem Absenden des Antrags direkt angezeigt. Eine schriftliche Bestätigung erfolgt aus Gründen des Datenschutzes ein paar Tage später per Post.

Branchen mit Sofortmeldepflicht

In einigen Wirtschaftszweigen gelten verschärfte Meldepflichten. Arbeitgeber in diesen Branchen müssen neue Beschäftigte spätestens bei Arbeitsantritt elektronisch an die Datenstelle der Rentenversicherung melden. Diese Sofortmeldung erfolgt zusätzlich zur regulären Anmeldung bei der Krankenkasse. 

In diesen Betrieben ist eine vorausschauende Planung von besonderer Bedeutung. Ohne Betriebs- und Unternehmensnummer kann die Sofortmeldung nicht übermittelt werden. Neue Mitarbeiter dürfen ihre Arbeit in dem Fall nicht aufnehmen. Es ist daher wichtig, beide Nummern bereits rechtzeitig im Vorfeld beantragt zu haben. 

In welchen Fällen wird eine neue oder zusätzliche Betriebsnummer benötigt?

Eine einmal vergebene Nummer bleibt dauerhaft gültig. In bestimmten Situationen kann allerdings eine erneute Beantragung notwendig sein. 

Inhaberwechsel

Die Betriebsnummer ist immer an den Arbeitgeber gebunden und nicht an den eigentlichen Betrieb. Wechselt der Inhaber oder wird der Betrieb übernommen, muss der neue Eigentümer eine neue Nummer beantragen. Es ist dabei nebensächlich, ob das Unternehmen seinen Namen oder Standort beibehält.

Änderung der Rechtsform

Wird aus einem Einzelunternehmen eine GmbH oder fusionieren zum Beispiel zwei Gesellschaften, dann ändert sich die rechtliche Identität des Arbeitgebers. In diesem Fall vergibt der Betriebsnummern-Service ebenfalls eine neue Nummer.

Neue Standorte

Wird der Standort gewechselt oder eine neue Niederlassung gegründet, muss eine neue oder zusätzliche Nummer beantragt werden. Sofern mehrere Betriebsstätten am gleichen Ort sind, können sie jedoch unter einer gemeinsamen Nummer geführt werden. Verfolgt allerdings einer der Betriebsteile einen anderen wirtschaftlichen Zweck, ist ebenfalls eine gesonderte Nummer notwendig.

Die Pflicht, Änderungen zu melden

Unternehmen und Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, eventuelle Änderungen der Betriebsdaten unverzüglich mitzuteilen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Sozialgesetzbuch und betrifft alle Betriebe mit einer aktiven Nummer. 

Gemeldet werden müssen entsprechend Änderungen der Anschrift, des Firmennamens, des Wirtschaftszweiges oder aber die dauerhafte Einstellung des Geschäftsbetriebes. Die Meldung erfolgt über den sogenannten Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD), der über die Software zur Lohnabrechnung oder aber den beauftragten Steuerberater übermittelt werden kann.

Veraltete oder auch fehlerhafte Angaben in den Daten können weitreichende Folgen haben. Sie führen unter anderem zu falschen Einträgen in der Beschäftigungsstatistik und können sich negativ auf die Umsatzsteuerverteilung der Gemeinden auswirken. Zusätzlich drohen bei Verstößen Bußgelder bis zu einer Höhe von 25.000 EUR.

Häufige Fragen zur Betriebsnummer